Overzicht documenttypen (versie 29 augustus 2026)

Inleiding

Documenten, documentsoorten en documenttypen, begrippen die veel voorkomen maar waar misschien wel wat onduidelijkheid over is. Hieronder is mijn poging tot uitleg.
Documenten zijn er in soorten en maten. De bekende basisvormen bevatten teksten en afbeeldingen op papier of zijn in digitale vorm aan te treffen in verschillende bestandsformaten. Wat ze gemeen hebben is dat ze bedoeld zijn om een boodschap over te brengen, maar ook om deze boodschap vast te houden.

Tussen het vastleggen, overbrengen en het lezen en interpreteren van een boodschap ligt soms een bepaalde tijd maar vaker een onbepaalde tijd. Het kan een fractie van een seconde zijn, enkele uren of dagen maar soms ook een eeuwigheid. Hetzelfde geldt voor het vasthouden (bewaren) van een document.

Soorten en typen

Toch zijn er wel verschillen tussen de soorten documenten. Deze verschillen hebben te maken met de functie of doel van een document. Functie en doel bepalen grotendeels de inhoud, de vorm, de structuur en het gedrag. Beiden zijn in de meeste gevallen afhankelijk van de context, het proces of activiteit waarbinnen een document  ontstaat of wordt gebruikt.

Documenten zijn er dus in soorten en maten. Er zijn zelfs heel veel soorten documenten. Hoewel bij nadere beschouwing zijn deze verschillende soorten op basis van gemeenschappelijke kenmerken samen te voegen op het niveau van typeringen, tot documenttypen.

In de wereld van taxonomieën komen begrippen als type, soort en taxon voor. Met taxon wordt een te onderscheiden eenheid binnen een groep gelijksoortige objecten of dingen bedoeld. Hier kan ook het woord type voor gebruikt worden. Een soort beschrijft een groep binnen een bepaald type. Met andere woorden documentsoorten kunnen beschouwd worden als onderdeel van een documenttype. Bijvoorbeeld een akte is een type en er zijn vele soorten akten. 

Op het niveau van documenttype worden de gemeenschappelijke kenmerken van een documentsoort beschreven. Het gaat dan om kenmerken als naam, omschrijving, functie, eigenschappen, gedrag, opmaak en weergave, bestands- en opslagformaten.

Vakgebied

Binnen het vakgebied van de archivaris komt het begrip 'redactionele vorm' voor. Dit is op meer  plaatsen gedefinieerd. Volgens Formsma (1973) 1is de redactionele vorm 'de aanduiding van het soort stuk'. Uit de archiefterminologie van 2003 volgt dat de formele kenmerken en de inhoud deze redactionele vorm bepalen.2 Dit begrip en de invulling daarvan heeft een nauwe relatie met documenttypen en -soorten . Te stellen valt dat de begrippen documenttype en redactionele vorm synoniem zijn. 

Alle mogelijke verschijningsvormen van documenten die bij een bepaald type horen worden beschreven op het niveau van soort. Op deze manier kan er een overzicht worden samengesteld waarbij de naam van een documenttype het topbegrip is en waar de namen van de soorten in de vorm van  NT (Narrow Term) of USE verwijzen. Het is ook mogelijk relaties te leggen in de vorm van synoniemen (SYN) en zie (ook) (REL). Deze thesaurus van documenttypen wordt een taxonomie door het indelen naar functie van de documenttypen.

Indeling naar functie

De archiefterminologie uit 1983 bevat een indeling van redactionele vormen naar functie.3  Een indeling die ook bruikbaar is voor de structurering van documenttypes.

Deze indeling is als volgt:

• Algemeen 
  Dit betreft zodanig abstracte typen dat ze individueel niet of nauwelijks gebruikt zullen worden
• Verantwoording en bewijs 
  Primair de functie van bewijs en verantwoording. Veel documenttypen opgenomen bij de andere rubrieken hebben ook de functie van verantwoording en bewijs, maar daar is het niet primair.
• Regel gevend 
  Documenten hier opgenomen bevatten regels, normen en dergelijke . Deze zijn zowel generiek als individueel.
  • Algemeen 
    Regels en afspraken met een algemene werking.
  • Individueel / incidenteel 
    Regels en afspraken met een individuele, specifieke, persoonlijke of incidentele werking.
• Verslag gevend 
  Documenten die rapportages, verslagen betreffende bepaalde situaties, gebeurtenissen of handelingen bevatten.
• Bericht gevend / mededelend 
  Documenten die in veel gevallen voor zaken een initiërend dan wel afsluitend karakter hebben. Ze zijn informerend met het doel om een actie te bewerkstelligen of een proces te starten.
• Planning 
  Basis voor uit te voeren activiteiten, handelingen en gebeurtenissen.
• Geheugen steunend 
  Documenten die gebruikt worden om op terug te kunnen vallen. Documenten hebben een algemeen informerend karakter.
• Toegang gevend 
  Hulpmiddelen en instrumenten die toegang geven tot informatie
• Gegevensverwerkend
  Dit is een nieuwe rubriek, die ook niet voorkomt in eerdere overzichten.  Het gaat hier om documenttypen uit de wereld van algoritmes, artificiële intelligentie, ICT en ontologieën. Het zijn aan de ene kant objecten die herhaalbare instructies (programmaregels) bevatten en aan de andere kant objecten die data bevatten die door deze instructies verwerkt kunnen worden. De resultaten van deze verwerkingen zijn in de meeste gevallen weer zelfstandige objecten. 
  De hier opgenomen documenttypen fungeren dus als intermediair tussen data uit bronnen zoals datasets en resultaten als overzichten, rapportages, schema’s en dergelijke.
  Dit type objecten is niet te plaatsen onder de andere rubrieken. Dat is ook niet vreemd omdat in 1983 nog niet over deze objecten werd nagedacht.

Mijn taxonomie van documenttypen

Als voorbeeld is aan deze pagina een PDF-bestand (161 pagina’s) gevoegd die een overzicht in de vorm van een thesaurus cq taxonomie van documenttypen ingedeeld op basis van de indeling uit het Lexicon en mijn aanvulling daarop.  Per rubriek (functie) is de volgorde van de documenttypen alfabetisch. 
De lijst bevat ook uiterlijke vormen en ontwikkelingsstadia. Een aantal begrippen die hier onder zijn geplaatst lijken documenttypen maar dat zijn ze niet. 

Aan de lijst zijn een index op documenttype en functie toegevoegd en een overzicht van referenties waar de begrippen uit afkomstig zijn. Zo'n lijst kan gebruikt worden als basis voor een eigen documenttypecatalogus. Deze catalogus  zal wel aangevuld moeten worden met zaken als eigenschappen (metadata), gedrag, opmaak en weergave, bestands- en opslagformaten etc.

Voor verdere verwerking en hergebruik is ook een Excel-versie als een open dataset toegevoegd. 

Normen

In de lijst zijn ook documenttypen uit de NEN 2084 verwerkt.4 Deze erg op de Nederlandse overheid georiënteerde norm kent een rubriekenindeling die enigszins lijkt op de indeling van de archiefterminologie uit 1983. De hoeveelheid opgenomen documenttypen is vrij beperkt en  de classificatie van de typen is aan de rigide kant. Hierdoor wordt eigenlijk de bestaande complexiteit en gewenste nuance van de materie te kort gedaan 

Voor metadata kan gebruikt gemaakt worden van standaarden als de Dublin Core Metada Element Set (NEN-ISO 15836), de NEN ISO 23081 en referentiekaders die daarvan zijn afgeleid.

Versies tot nu toe

De eerste versie was van 11 februari 2011. Deze eerdere versies waren gepubliceerd op mijn website die per 5 januari 2025 offline is gegaan.5 De laatste versie daar was van 16 december 2023. Deze is ook nog opgenomen. Hieronder is per versie aangeven welke typen zijn opgenomen of gewijzigd. De huidige versie is van 29 augustus 2026, de vorige versie op deze site was van 14 maart 2026.

2026/08/30

• Afwijkingsrapport
• Balans, Broncommentaar
• Confrontatietabel
• Europese richtlijn, Europese verordening
• Fase-eindrapport
• Hoofdpuntenrapport
• Indicateur, Informatieplan, Issuerapport
• Leerpuntenrapport, Liquiditeitsprognoses, Literatuurlijst
• MARAP,  Meerjarenbeeld, Middelenplan
• Najaarsnota
• Productstatusoverzicht
• Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO)
• Schaarse vergunning
• Verslag, Voorjaarsnota, Vragenboom
   

2026/03/14

• Levend document
• Prompt

2025/10/01

• Beleidsplan
• Non-paper
• Novelle
• Synthetisch document

2025/03/20

De NEN 2084:2024 verwerkt. 

• Aangifte, Aanmaning, Aanvraag, Afbeelding, Afkotheek, Algoritme, Algoritmeregister, Applicatie,
• Beleidsdocument, Benoeming, Bereikbaarheidsoverzicht, Beschikking,
• Chatbot, Convenant,
• Dataregister, Dataset, Declaratie, Digital Twin, Diploma, Dwangbevel,
• Filmopname, Foto,
• Geluidsopname,
• Handleiding,
• Informatieverzoek, Instructie,
• Jaarrekening, Jaarverslag,
• Klachtoordeel,
• Nota,
• Opname, Organisatieschema, Overeenkomst, Overzicht,
• Projectplan,
• Ruimtelijk plan,
• Subsidie,
• Tekening, Terugvaldocument,
• Uitspraak,
• Vergunning,
• Voorstel.

2023/12/16

• Grosse, 
• Minuut, 
• Moresprudentieregister, 
• Repertorium

2023/06/04

• Digital twin, 
• Index card, 
• Menu, 
• Syllabus

2023/01/01

• Aanbeveling, 
• Beschrijving, 
• Draadje, 
• Gegevensleveringsovereenkomst, 
• IB-Checklist, 
• Log, 
• Rol

2022/06/01

• Draadje, 
• Coronatoegangsbewijs, 
• Contextobject, 
• Informatieobject

2021/12/05

• Akte, Algoritme, Informatieobject, Huiselijke papieren en registratie

2021/01/01

• Document, 
• Informatiemodel, Ingebrekestelling, 
• Metagegevensschema, Mijlpaalproduct, 
• Norm, 
• Open standaard, 
• Verklaring van vernietiging, Vertaalschema.

2019/10/17

• Non-paper, 
• Omnummeringstabel, Overheidsopdracht, 
• Rotulus, 
• Sloopbestek

2019/05/30

• Attest, 
• Leveringsovereenkomst, 
• Register, 
• Telkaart, 
• Verwerkingsovereenkomst

2019/01/01

• Dataset, 
• Hotspotmonitor, 
• Kaart, Kennisbank, Kernregistratie, 
• Resultaatdocument

2018/10/07

• Europees advies, Europees besluit, Europees verdrag, Europese aanbeveling, Europese gedelegeerde handeling, Europese richtlijn, Europese uitvoeringshandeling, Europese verordening, 
• Inkoopfactuur, 
• Press publication, 
• Verkoopfactuur

2018/05/02

Verwijzing naar de NEN 2084:2015 opgenomen.

• Aanmaning, Afbeelding, Afspraak, Akte, 
• Beleidsdocument, Bestek, Bevestiging, 
• Certificaat, Checklist, 
• Herinnering, 
• Mededeling, 
• Melding, 
• Nota, Notitie, 
• Opdracht, 
• Plan, 
• Register, Ruimtelijk plan, 
• Smart contract

2018/01/01

• Aandeelbewijs, Afhaalbewijs, Archiefomslag voor permanente bewaring, 
• Four-flap, 
• Kaartsysteem, 
• Ketenselectielijst, 
• Ontvangstbevestiging

2014/10/16

• Codicil, Contextcatalogus, 
• Egodocument, 
• Handtekeningenkaart, 
• Metadatabibliotheek,

2013/04/28

Verwijzing naar NEN 2084:2012 opgenomen

• Aangifte, Aanmaning, Aanmelding, Aanvraag, Advies, Afmelding, Afspraak, Agenda, Akte,
• Begeleidend schrijven, Begroting, Benoeming, Beroepschrift, Beschikking, Besluit, Besluitenlijst, Bestek, Bestelling, Bestemmingsplan, Betaalafspraak, Betaalopdracht, Betalingsherinnering, Bevestiging, Bezwaarschrift,
• Checklist,
• Declaratie,
• Enveloppe,
• Factuur, Film, Film, Garantiebewijs,
• Gespreksverslag, Goedschrift, Grafiek,
• Identificatiebewijs,
• Kaart, Klacht,
• Mededeling, Melding,
• Norm, Nota, Notitie,
• Offerte, Ontwerp, Ontwikkelingsstadium, Opdracht, Overeenkomst,
• Pakket van eisen, Plan, Plan van aanpak, Procesbeschrijving, Proces-verbaal,
• Rapport, Redactionele vorm,
• Sollicitatiebrief,
• Tekening,
• Uiterlijke vorm,
• Vergaderverslag, Vergunning, Verklaring, Verordening, Verslag, Verzoek, Verzoekschrift, Voordracht, Voorschrift, Voorstel,
• Wet,

2011/02/11

Eerste versie

• Aanslagbiljet, Aantekening, Aanvraag, Aanwijzing, Aanwijzing, Aanwinstenlijst, Actielijst, Activiteitenplanning, Acute, Afbeelding, Afdruk, Afkondiging, Afschrift, Agenda, Akte, Alfabetische index, Apostille, Appointement, Archiefgids, Archiefinventaris, Archiefschema, Archievenoverzicht, Arrest, Audiëntieblad, Audioblog, Audit trail, Authentiek afschrift, Authentiek uittreksel, Authentieke akte, Authentieke registratie, Automatiseringsplan,
• Basisregistratie, Bedrijfsweblog, Begroting, Bekendmaking, Beleidsregel, Beroepschrift, Beschikking, Besluit, Bestek, Bevelschrift, Bewaarlijst, Bewaarschema, Bezwaarschrift, Bibliografie, Biometrisch paspoort, Blad, Blauwdruk, Borderel, Borderel, Brief, Brievenboek, Brochure, Bronregister, BSD, Business case,
• Call, Calque, Cartularium, Catalogus, , Categorieënlijst, Certificaat, Cheque, Circulaire, Coderingsschema, Concept, Concordans, Contextdiagram, Cookie, Dagboek, Dagvaarding, Declaratie, Depotlijst, Digitaal certificaat, Documentair structuurplan, Documenttypecatalogus, Doorslag, Dossierinventaris, Dwangbevel,
• Edublog, Egodocument, Encyclopedie, Expeditie, Exploitatie (begroting), Exploitatie-overzicht, Exploitatierekening, Exploot,
• Factuur, Film, Formele ontologie, Foto, Fotoblog, Fritsfratslijst, Functioneel ontwerp,
• Gebruiksaanwijzing, Gecontroleerde trefwoordenlijst, Gegevenswoordenboek, Geluidsdocument, Geluidsfilm, Glossarium, Grafiek, Grootboek, Grosse,
• Handboek, Handleiding,
• Index, Indicateur, Informatieplan, Institutioneel onderzoek, Instructie,
• Jaarrekening, Jaarverslag,
• Kaart, Kantmelding, Kanttekening, Kennisatlas, Klad, Klapper, Kohier, Kopie, Kwaliteitshandboek, Kwitantie,
• Legger, Lijst, Luchtfoto,
• Magazijnlijst, Mandaat, Manuaal, Maquette, Memorandum, Memorie, Metadatabibliotheek, Metagegevensschema, Microfoto, Minuut, Moblog, Monografie,
• Naamindex, Nadere toegang, Naslagwerk, Net, Newsblog, Nieuw rijbewijs document, Nieuwe minuut, Nota, Notulen,
• Offerte, Olografisch testament, Omgevingsvergunning, Ontheffing, Ontologie, Ordeningsplan, Overeenkomst, Overzicht van archieven,
• Paspoort, Persoonslijst, Petitie, Plaatsingslijst, Plaatsingslijst, Plakkaat, Plan, Plattegrond, Polis, Primaire inventaris, Proces-verbaal, Productencatalogus, Programma, Programma, Projectenkalender, Projectplan, Prospectus, Protocol, Publicatie,
• Raming, Rapport, Regest, Regestenlijst, Register, Reglement, Rekening, Rekening-courant, Repertorium, Request, Richtlijnen, Rijbewijs, Rol,
• Satellietfoto, Schema, Secretarieregister, Selectiedocument, Selectielijst, Staat, Staatboek, Statuten, Stopwoordenlijst, Structuurplan, Structuurplan Documentaire Informatievoorziening, Structuurplan informatiebeheer, Stukkenlijst, Subfunctieverdeelstaat, Subsidiebeschikking,
• Tafel, Testament, Thesaurus, Trefwoordenindex, Trefwoordenlijst,
• Uittreksel,
• Verbaal, Vergunning, Verklaring, Verklaring van vernietiging, Verklaring van vervanging, Verklaring van vervreemding, Verordening, Verslag, Verwijsbericht, Verwijzing, Verzoekschrift, Vonnis, Voorraadboek, Voorraadboek,
• Weblog, Winst- en verliesrekening, Wissel,
• Zaaktypecatalogus, Zienswijze, Zoekstuk,

 

• 1. dr. W.J. Formsma, Het inventariseren van archieven, Nederlands Archievenblad, Jaargang 77/1973 nummer 1, blz. 3 - 80. (blz. 51)
• 2. drs. A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, Stichting Archiefpublicaties, Amsterdam, 2003. (lemma 58)
• 3. E.P. de Booy en H. Bordewijk, W.J. Meeuwissen, H.J.M. Mijland, R.M.E. Raaff, B.J. van der Saag, J.O. van der Vegte en J.H.M. Wieland, Lexicon van Nederlandse Archieftermen, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 1983.
• 4. NEN 2084, Taxonomie van documenttypen, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2024. [NEN 2084:2024 (nl) en voorgangers.
• 5. https://www.linkedin.com/posts/rienkjonker_het-is-mooi-geweest-de-websit...